چک‌لیست اسناد واردات مواد غذایی و کالاهای اساسی

ماتریس سند را پیش از قرارداد بسازید

برای هر سند نام، صادرکننده، گیرنده، زمان صدور، قالب، نسخه اصل یا الکترونیکی، زبان، تأییدات و مهلت ارائه را تعیین کنید. مسئول تهیه و مسئول بررسی باید متفاوت و روشن باشند. الزامات مجوز واردات یا اعتبار اسنادی را به همین ماتریس متصل کنید تا عبارت‌های اجباری فراموش نشوند.

پیش‌نویس فاکتور، گواهی‌ها و دستور بارنامه را پیش از صدور نهایی کنترل کنید. اصلاح گواهی پس از خروج کالا ممکن است زمان‌بر یا ناممکن باشد. یک واژه‌نامه داده اصلی برای نام حقوقی طرف‌ها، شرح کالا، وزن، واحد، کشور، بندر و شماره قرارداد ایجاد کنید تا همه اسناد از منبع واحد تغذیه شوند.

اسناد تجاری و حمل را سازگار نگه دارید

فاکتور تجاری معمولاً فروشنده و خریدار، شرح، مقدار، واحد قیمت، ارزش، ارز، Incoterm، محل و شرایط را نشان می‌دهد. پکینگ‌لیست ساختار بسته‌ها، وزن خالص و ناخالص، ابعاد و علائم را تفکیک می‌کند. اختلاف جمع وزن یا تعداد میان این دو باید پیش از ارائه حل شود.

بارنامه دریایی، راهنامه یا سند حمل اطلاعات فرستنده، گیرنده، Notify، وسیله، مبدا، مقصد، تعداد بسته و شرح را ثبت می‌کند. نوع اصل، تلکس ریلیز یا Sea Waybill باید با روش پرداخت و کنترل کالا سازگار باشد. شماره کانتینر و پلمب را با گزارش بارگیری و بازرسی تطبیق دهید.

• فاکتور تجاری
• پکینگ‌لیست
• سند حمل
• گواهی وزن یا بازرسی در صورت نیاز

مبدأ، بهداشت، گیاهی و کیفیت را به بچ متصل کنید

گواهی مبدأ کشور منشأ را طبق سازوکار مربوط اعلام می‌کند، اما به‌تنهایی کیفیت یا وضعیت ترجیحی تعرفه را در همه شرایط ثابت نمی‌کند. گواهی بهداشت، فروش آزاد یا گواهی گیاهی ممکن است بسته به محصول و مصرف لازم باشد و عبارات یا تیمارهای خاص مجوز واردات را تکرار کند.

COA باید محصول، شماره بچ، تاریخ، پارامترها، روش یا مرجع آزمون و نتیجه را روشن کند. گواهی آنالیز عمومی یا مربوط به تولید قبلی جای نتیجه محموله نیست. اگر بازرسی یا آزمایش شخص ثالث شرط است، محل نمونه‌گیری، دامنه، معیار و نام طرف سفارش‌دهنده را از قبل تعیین کنید.

مجوز، تعرفه و برچسب را یک جریان واحد ببینید

طبقه‌بندی تعرفه‌ای بر مجوز، حقوق، کنترل‌های بهداشتی و شرح اسناد اثر می‌گذارد؛ کد را صرفاً از فروشنده کپی نکنید و با کارشناس مقصد تأیید نمایید. ثبت سفارش، مجوز واردات، تخصیص‌های مرتبط و تأییدات فنی باید در زمان مناسب و با مشخصات منطبق انجام شوند.

برچسب محصول باید با شرح، ترکیبات، وزن، مبدأ، بچ، تاریخ و طرف مسئول در اسناد سازگار باشد. برای بسته‌بندی اختصاصی، فایل تأییدشده و نسخه چاپی را در پرونده نگه دارید. برچسب اصلاحی در مقصد ممکن است مجاز یا کافی نباشد؛ قبل از حمل از مرجع مربوط اطمینان بگیرید.

کنترل نسخه، محرمانگی و برنامه اضطراری داشته باشید

نام‌گذاری فایل، شماره نسخه، وضعیت پیش‌نویس یا نهایی و سطح دسترسی را استاندارد کنید. مدارک هویتی، بانکی و قراردادی را فقط در کانال امن و برای افراد لازم به اشتراک بگذارید. تغییر حساب یا ذی‌نفع را از کانال مستقل راستی‌آزمایی و تاریخ تأیید را ثبت کنید.

پیش از حرکت کالا یک بازبینی «آماده حمل» انجام دهید و ناسازگاری‌ها را با مالک اقدام و مهلت ببندید. برای تأخیر اصل سند، خطای نام، اصلاح گواهی یا تغییر برنامه کشتی سناریو داشته باشید. پذیرش نهایی هر مدرک فقط توسط مرجع، بانک یا طرف صلاحیت‌دار همان پرونده مشخص می‌شود.